¿Qué hacer si un Inspector de Trabajo visita tu empresa? Guía práctica para 2026
Recibir la visita de un Inspector de Trabajo es uno de los momentos que más tensión genera en cualquier empresa. La frase «Buenos días, soy el Inspector de Trabajo» puede descolocar incluso al empresario más organizado. Sin embargo, conocer tus derechos y obligaciones de antemano marca toda la diferencia entre afrontar la situación con seguridad o cometer errores que deriven en sanciones evitables.
En Gestclar llevamos años asesorando a empresas y autónomos de Majadahonda y alrededores en materia laboral. Por eso, hemos preparado esta guía práctica para que sepas exactamente cómo actuar si la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) llama a tu puerta.
¿Puede el Inspector presentarse sin avisar?
La respuesta es sí. La visita de inspección puede producirse en cualquier momento, sin previo aviso y durante el horario habitual de la actividad. Así lo establece el artículo 13 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo, que atribuye a los inspectores la facultad de entrada libre a los centros de trabajo.
Además, el funcionario puede presentarse de dos formas:
- Identificándose desde el primer momento, mostrando su acreditación oficial.
- De incógnito, haciéndose pasar por un cliente u otra persona, cuando considere que identificarse podría comprometer el resultado de la actuación.
En este segundo caso, solo está obligado a identificarse si desea acceder a dependencias privadas, solicitar documentación o identificar a las personas presentes. Sin esa identificación, no puede ejercer ninguna facultad inspectora, y tú tampoco estás obligado a atenderle.
¿Puedes impedir la entrada al Inspector?
No. Como regla general, el Inspector o Subinspector de Trabajo tiene derecho a entrar libremente en el centro de trabajo. La única excepción contemplada en el artículo 18.2 de la Constitución Española es cuando el centro de trabajo coincide con el domicilio particular de una persona física —por ejemplo, un médico que pasa consulta en su casa o un abogado con despacho en su vivienda—. En ese caso, el inspector necesita consentimiento expreso o autorización judicial.
Intentar obstaculizar la entrada tiene consecuencias serias. El Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), regula específicamente las infracciones por obstrucción a la labor inspectora. Las sanciones oscilan entre 70 euros en el grado mínimo de infracción leve y 225.018 euros en el grado máximo de infracción muy grave.
¿Qué puede hacer el Inspector una vez dentro?
Una vez en el centro de trabajo, el Inspector dispone de amplias facultades. Conocerlas evita malentendidos y te permite colaborar adecuadamente sin perjudicar tus derechos.
Documentación que puede solicitar
Entre los documentos que el Inspector está facultado para examinar, se encuentran:
- Contratos de trabajo y registros de jornada
- Nóminas y justificantes de retribución
- Documentos de afiliación y cotización a la Seguridad Social
- Documentación de prevención de riesgos laborales, incluyendo evaluaciones de riesgos y planes de formación
- Libros de contabilidad, registros informáticos y archivos digitales (para los que deberás facilitar las claves de acceso si así se solicita)
Es importante tener en cuenta que esta documentación solo puede ser entregada por el titular de la empresa o por personas con autoridad dentro de ella. Si en el momento de la visita no está presente ninguno de estos perfiles, el Inspector no podrá llevarse la documentación en ese instante, aunque sí podrá requerir su aportación posterior.
Identificación de personas presentes
El funcionario también puede requerir que se identifiquen todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo. Si alguien se niega a identificarse, la responsabilidad recae sobre esa persona, no sobre el empresario. No obstante, este debe estar en condiciones de explicar la razón de la presencia de cada persona en sus instalaciones, especialmente si están desarrollando alguna actividad.
Otras diligencias posibles
Adicionalmente, el Inspector puede tomar fotografías, realizar mediciones, obtener grabaciones de vídeo o levantar planos, siempre notificándolo al empresario o a su representante. También puede interrogar —por separado o ante testigos— al empresario y a los trabajadores sobre horarios, condiciones laborales, prevención de riesgos, entre otros aspectos.
¿Qué ocurre si no puedes aportar la documentación en el momento?
No es obligatorio tenerlo todo disponible en el acto. Si la inspección no puede concluirse porque falta documentación, el proceso puede continuar mediante un requerimiento formal de comparecencia ante la ITSS en fecha posterior. Esto es una práctica habitual y no implica automáticamente consecuencias negativas.
Sin embargo, la ausencia injustificada a una comparecencia previamente acordada con el Inspector sí puede considerarse obstrucción a la labor inspectora, con las sanciones que ello conlleva.
Consejos clave para afrontar una inspección con seguridad
Estar preparado de antemano es la mejor estrategia. Desde Gestclar recomendamos mantener siempre en orden los siguientes elementos:
- Contratos actualizados para todos los trabajadores en activo, incluyendo modificaciones y prórrogas.
- Registro de jornada diario conforme a lo exigido por el Real Decreto-ley 8/2019.
- Documentación de prevención de riesgos al día: evaluaciones, formaciones impartidas y registros de entrega de EPIs.
- Cotizaciones a la Seguridad Social abonadas y justificadas.
- Nóminas firmadas o acreditadas conforme a los convenios colectivos aplicables.
Asimismo, cuando el Inspector llegue, es aconsejable mantener la calma, colaborar con normalidad y designar a una persona con autoridad para que le acompañe durante la visita.
¿Tienes dudas sobre el cumplimiento normativo de tu empresa?
Una inspección de trabajo no tiene por qué ser un problema si tu documentación laboral está en regla. En Gestclar ayudamos a empresas de todos los sectores a mantener su cumplimiento normativo, gestionar correctamente sus obligaciones laborales y estar preparadas ante cualquier actuación de la ITSS.
Si quieres revisar la situación de tu empresa antes de que llegue el inspector, contacta con nuestro equipo. Estamos en Majadahonda y te atendemos en el 911 09 47 11
Preguntas frecuentes sobre la visita de un Inspector de Trabajo
¿Está obligado el Inspector de Trabajo a identificarse antes de la visita?
No necesariamente antes, pero sí durante la visita. Si decide actuar de incógnito en un primer momento, debe identificarse en cuanto desee acceder a dependencias privadas, solicitar documentación o identificar a personas presentes. Sin identificación, no puede ejercer ninguna facultad inspectora.
¿Puedo grabar la visita del Inspector de Trabajo?
La ley no lo prohíbe expresamente, pero tampoco lo garantiza. Se recomienda levantar un acta interna con los hechos relevantes de la visita: hora de llegada, documentación solicitada y cualquier incidencia. Ante la duda, consúltalo con tu asesoría laboral antes de proceder.
¿Qué ocurre si en el momento de la visita no está el titular de la empresa?
El Inspector no podrá acceder a la documentación interna si no hay ninguna persona con autoridad presente. En ese caso, puede emitir un requerimiento para que el titular se persone en las oficinas de la ITSS en una fecha posterior y aporte la documentación solicitada.
¿Las declaraciones que hago ante el Inspector tienen valor probatorio?
Las declaraciones del empresario y los trabajadores no gozan de la presunción de veracidad que la ley atribuye al Inspector. Quedan recogidas en el acta, pero pueden ser discutidas e impugnadas posteriormente.
¿Puede el Inspector sancionar directamente durante la visita?
No. Durante la visita puede levantar actas de infracción o de liquidación, pero la sanción como tal la impone la autoridad laboral competente tras el correspondiente procedimiento administrativo, en el que tienes derecho a presentar alegaciones.
¿Con qué frecuencia inspecciona la ITSS a las empresas?
No existe una periodicidad fija. Las visitas pueden responder a campañas sectoriales planificadas, a denuncias de trabajadores o a actuaciones aleatorias. La ITSS publica anualmente su Plan de Actuación, donde detalla las áreas prioritarias de control para cada ejercicio.