Factura electrónica obligatoria entre empresas: todo lo que necesitas saber sobre el Real Decreto 238/2026
El pasado 31 de marzo de 2026 se publicó en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se regula la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Una norma esperada durante años que, sin embargo, genera más dudas que certezas entre pymes y autónomos: ¿cuándo entra en vigor exactamente? ¿qué hay que hacer ahora? ¿es lo mismo que Verifactu?
En este artículo explicamos con claridad qué establece la norma, a quién afecta, cuáles son los plazos reales y qué pasos conviene dar desde ya para llegar bien preparado a los vencimientos que se avecinan.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria B2B y en qué se diferencia de un PDF?
Antes de entrar en los plazos, conviene dejar claro un punto fundamental: la factura electrónica obligatoria no es enviar un PDF por correo electrónico. Eso ya lo hace prácticamente todo el mundo, pero no tiene ningún valor legal a efectos de esta normativa.
Conforme al Real Decreto 238/2026 —cuyo texto íntegro puedes consultar directamente en el BOE, la factura electrónica debe ser un fichero estructurado, de lectura automatizada, con información sobre su estado: si ha sido aceptada, rechazada y cuándo ha sido pagada. Básicamente, un documento generado por software compatible, que viaja por plataformas específicas y deja constancia de todo el ciclo de vida de la operación.
El objetivo declarado de la norma es doble. Por un lado, impulsar la digitalización del tejido empresarial. Por otro, reducir la morosidad entre empresas mediante la trazabilidad completa de las facturas y sus pagos. Un propósito que muchos saludan, aunque también hay voces críticas que ven en ello una forma indirecta de ampliar el control fiscal sobre la facturación privada.
¿A quién afecta esta obligación?
La nueva regulación afecta a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Es decir, operaciones B2B (Business to Business) con destinatarios con sede, establecimiento permanente o domicilio en España.
Además, determinadas empresas que prestan servicios al público general de especial trascendencia económica —como telecomunicaciones, servicios financieros, suministro de agua, gas o electricidad, agencias de viajes, transporte de viajeros o comercio al por menor— también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas a particulares que las soliciten expresamente o acepten recibirlas. En este caso, la obligación alcanza a las que superen los 100 trabajadores o un volumen anual de operaciones de más de 6.010.121,04 euros.
Sin embargo, se excluyen expresamente del sistema las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas, así como ciertas actividades reguladas del mercado eléctrico, del gas y de las cámaras de compensación de IATA.
¿Cuándo entra en vigor realmente? Los plazos que debes conocer
Este es el punto que más confusión genera. El Real Decreto 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026 —veinte días después de su publicación en el BOE—, pero su aplicación efectiva queda diferida hasta que se publique una orden ministerial del Ministerio de Hacienda que regule los aspectos técnicos de la solución pública de facturación electrónica. Esa orden aún no se ha publicado, aunque se espera antes del verano de 2026.
A partir de la publicación de esa orden, los plazos son los siguientes:
— Empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: 12 meses para cumplir la obligación. — Resto de empresas y autónomos: 24 meses desde esa misma fecha.
En la práctica, eso significa que las grandes empresas no estarán obligadas antes de mediados de 2027, y las pymes y autónomos, no antes de mediados de 2028. El calendario es escalonado para permitir la adaptación tecnológica del tejido empresarial.
Adicionalmente, hay un período transitorio de 12 meses para las empresas grandes durante el cual deberán acompañar sus facturas electrónicas de un documento en PDF que garantice la legibilidad para el destinatario.
Dos vías para intercambiar facturas: plataformas privadas y solución pública
Una vez que el sistema sea de aplicación efectiva, las empresas podrán elegir entre dos canales para el intercambio de facturas electrónicas:
La primera opción son las plataformas privadas de intercambio. Se trata de soluciones tecnológicas de empresas privadas que ya operan en el mercado. El requisito fundamental es que estas plataformas deben ser interoperables entre sí: una empresa no puede verse obligada a usar la misma plataforma que su cliente. Los operadores deberán interconectarse con cualquier otra plataforma que se lo solicite en un plazo máximo de un mes.
La segunda opción es la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria (AEAT), que estará disponible para cualquier empresa o autónomo que quiera utilizarla sin coste alguno. Esta plataforma pública aún no está operativa y, según las previsiones, lo estará al menos dos meses antes de la primera fecha efectiva de aplicación del real decreto.
En ambos casos, las plataformas privadas que no utilicen la solución pública para emitir facturas deberán remitir simultáneamente una copia fiel de cada factura en formato UBL a dicha solución pública, lo que permite a la Administración monitorizar los plazos de pago.
La obligación de informar sobre el estado de las facturas
Una de las novedades más relevantes de este sistema es la obligación de los destinatarios de las facturas de comunicar determinados estados al emisor. Concretamente, deberán informar de:
— La aceptación o rechazo comercial de la factura y la fecha en que se produce. — El pago efectivo completo y su fecha real de pago.
Esta comunicación debe realizarse en un plazo máximo de cuatro días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) desde que se produce el estado que se informa. Además, de forma obligatoria, el pago debe comunicarse también a la solución pública de facturación electrónica de la AEAT, con independencia de qué plataforma se haya usado para enviar la factura.
Esta trazabilidad completa del ciclo de cobro es precisamente el instrumento con el que el legislador pretende combatir la morosidad: si todos los pagos quedan registrados, el incumplimiento de los plazos legales será mucho más fácil de detectar y sancionar.
Factura electrónica B2B, Verifactu y Facturae: tres cosas distintas
Uno de los errores más frecuentes es confundir estos tres marcos normativos. Vale la pena distinguirlos con claridad:
Facturae es el formato electrónico que ya lleva años siendo obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas. Si tu empresa ya emite facturas al sector público, probablemente ya conozcas este sistema. La normativa que analizamos hoy no modifica esta obligación.
Verifactu son las especificaciones técnicas que deben seguir los programas informáticos de facturación para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas generadas. No implica enviar facturas a nadie, sino que los propios sistemas de facturación estén certificados y registren correctamente la información. Esta obligación ya es exigible: el plazo para las sociedades es el 1 de enero de 2027, y para los autónomos, el 1 de julio de 2027. Es decir, Verifactu sí requiere atención inmediata. Puedes consultar más información sobre Verifactu en la web de la AEAT.
La factura electrónica B2B es la nueva obligación que regula el Real Decreto 238/2026: el intercambio de facturas en formato electrónico estructurado entre empresarios y profesionales. No implica enviar registros a Hacienda (eso lo hace Verifactu), sino comunicar digitalmente las facturas entre las partes implicadas y notificar su pago a la plataforma pública.
En definitiva, una empresa puede estar perfectamente adaptada a Verifactu y aún no cumplir con la futura factura electrónica B2B, o viceversa. Lo ideal es que el software de facturación elegido sea compatible con ambos sistemas, para no tener que realizar dos migraciones distintas en los próximos dos años.
¿Qué debe hacer tu empresa ahora mismo?
Aunque los plazos reales de obligación son aún lejanos, hay decisiones que conviene tomar cuanto antes para evitar carreras de última hora.
En primer lugar, es fundamental no confundir los tres marcos normativos descritos. Verifactu es la obligación más urgente y ya está en marcha. Si tu empresa tiene forma societaria y aún no ha revisado si su software de facturación cumple con los requisitos de Verifactu, es el momento de hacerlo.
En segundo lugar, conviene estar atentos a la publicación de la orden ministerial de Hacienda, porque será a partir de ese momento cuando empiecen a correr los plazos reales de la factura electrónica B2B. Según las previsiones actuales, podría publicarse antes del verano de 2026.
En tercer lugar, la elección del software de facturación es más importante que nunca. Dado que ambas obligaciones —Verifactu y la futura factura electrónica B2B— deben coexistir, la recomendación es optar por soluciones que ya estén adaptando sus funcionalidades a los dos marcos normativos. Hacer dos migraciones en dos años tiene un coste operativo y económico relevante.
Por último, aunque no sea urgente todavía, tiene sentido revisar los procesos internos de gestión de facturas: quién aprueba, quién rechaza, en qué plazo se paga y cómo se registra. Cuando la obligación llegue, esa información deberá comunicarse de forma sistemática y en plazos muy cortos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Tengo que hacer algo ya como autónomo o pyme?
De cara a la factura electrónica B2B, no hay nada urgente de momento. Los plazos no empezarán a correr hasta que se publique la orden ministerial de Hacienda, y una vez publicada, los autónomos y pymes tendrán 24 meses para adaptarse. Lo que sí es urgente es revisar el cumplimiento de Verifactu, cuyo plazo para autónomos vence el 1 de julio de 2027.
¿Un PDF enviado por email cumple con la nueva obligación?
No. La factura electrónica regulada por el Real Decreto 238/2026 debe ser un fichero estructurado y de lectura automatizada, no un documento visual como un PDF. Enviar facturas en PDF por correo electrónico no equivale, en ningún caso, a cumplir con esta normativa.
¿Qué pasa si mi cliente usa una plataforma distinta a la mía?
La norma obliga a que las plataformas privadas sean interoperables y se interconecten entre sí cuando un cliente lo solicite. En ningún caso puedes ser obligado a usar la misma plataforma que tu cliente para enviarle facturas. Si la interconexión no es posible temporalmente, existe la opción de usar la solución pública de la AEAT como puente.
¿La factura electrónica B2B implica enviar información a Hacienda?
No directamente. A diferencia de Verifactu, la factura electrónica B2B regula la comunicación entre empresas, no el envío de registros a la Administración. Ahora bien, sí existe la obligación de comunicar el pago efectivo de cada factura a la solución pública de la AEAT, lo que permite a la Administración monitorizar los plazos de pago y detectar morosidad.
¿Qué empresas grandes deben adaptarse primero?
Aquellas cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior. Para ellas, el plazo será de 12 meses desde la publicación de la orden ministerial de Hacienda, frente a los 24 meses del resto.
¿Dónde puedo leer el texto completo del Real Decreto 238/2026?
Está disponible íntegramente en el Boletín Oficial del Estado: https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-7295
¿Dónde puedo informarme sobre la Ley Crea y Crece, que origina esta obligación?
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, que en su artículo 12 establece la obligación de factura electrónica B2B, también está disponible en el BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15210
¿Cómo puede ayudarte Gestclar?
La normativa sobre facturación electrónica es extensa, cambia con rapidez y tiene implicaciones tanto fiscales como operativas para tu empresa. Si tienes dudas sobre cómo afecta esta regulación a tu actividad, si tu software cumple con Verifactu o qué pasos concretos debes dar antes de los próximos vencimientos, en Gestclar podemos orientarte.
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